Subcontractor Administrator (f/m)

Job description

Subcontractor Administrator (f/m) będzie odpowiedzialny/a za zarządzanie dokumentacją podwykonawców, umowami oraz procesami administracyjnymi w ramach projektu rafineryjnego.

Osoba na tym stanowisku będzie zapewniać sprawną koordynację pomiędzy podwykonawcami a zespołem projektowym, dbając jednocześnie o zgodność z wymaganiami kontraktowymi, przepisami bezpieczeństwa oraz regulacjami obowiązującymi przy realizacji projektu.

Lokalizacja: Antwerpia (praca na rotacji)

Opis stanowiska

Key Responsibilities

• Manage and maintain all subcontractor documentation, including contracts, purchase orders, safety certificates, and correspondence.
• Assist in subcontractor prequalification, onboarding, and evaluation processes to ensure project standards are met.
• Track and monitor subcontractor performance, schedules, and deliverables in line with project requirements.
• Process and track subcontractor invoices, progress claims, payment applications, and variations.
• Ensure compliance with refinery-specific safety, quality, and regulatory standards.
• Maintain accurate records, logs, and reports related to subcontractor activities.
• Support contract administration, including change orders, claims, and subcontractor communications.
• Act as a liaison between subcontractors and project management, facilitating efficient flow of information and resolving administrative issues.
• Coordinate timely distribution of project documents, drawings, and updates to subcontractors.

Qualifications & Experience

• Diploma or Bachelor’s degree in Business Administration, Civil/Mechanical Engineering, Construction Management, or related field.
• Minimum 3–5 years’ experience in subcontractor administration, preferably in refinery, petrochemical, or industrial projects.
• Knowledge of subcontract management, contract administration, and procurement processes in industrial projects.
• Familiarity with refinery safety, quality, and regulatory requirements.
• Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) and project management or ERP systems (e.g., SAP, Primavera).

Key Competencies & Skills

• Excellent organizational and administrative skills.
• Strong communication, coordination, and interpersonal abilities.
• Detail-oriented with strong time management and multitasking capabilities.
• Ability to work effectively in a multi-disciplinary project environment.
• Proactive in identifying and resolving administrative or contractual issues.

Jeśli jesteś zainteresowany/a udziałem w międzynarodowym projekcie rafineryjnym, zapraszamy do aplikowania z CV w języku angielskim. Chętnie przekażemy więcej informacji na temat projektu, organizacji pracy oraz kolejnych kroków rekrutacji.

Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się z wybranymi kandydatami.